כל סוכנות רכב זקוקה לשירותי משרד – וזה הזמן להתקדם למזכירות במיקור חוץ

מיקור חוץ נמצא איתנו מזה שנים רבות והוכיח עצמו בשטח היטב. כאמצעי שעוזר לחסוך לעסקים בהוצאות רבות, לפשט התנהלות שוטפת ולהשיג התייעלות בדרכים שונות. עם זאת, עסקים רבים עדיין לא "גילו את הפטנט" השימושי הזה או ששמעו עליו, אבל עוד לא התנסו בכך. דרך אחת שבה סוכנות רכב יכולה לבדוק ולהיכנס בהדרגה לאופן עבודה כזה היא באמצעות שירותי משרד במיקור חוץ. על האופן שבו שירותים אלה פועלים, כיצד הם חוסכים עבורכם כסף ומדוע הם מבוקשים כל כך, הכנו לכם הסבר תמציתי.

שירותי משרד ומזכירות, במבט על

במבט על, שירותים אלה כוללים סיוע מרוחק בביצוע מנהלות שונות, כולל עבודה מול ספקים ומול לקוחות, טיפול במשימות שוטפות ואפילו סיוע בהנהלת חשבונות או בפעילויות השיווק. למשל טיפול בלידים כולל ביצוע פולואפ או סיוע במשלוח ניוזלטרים שיווקיים או בפעילות טלמרקטינג. כך ששכירת שירותי מזכירה אישית במיקור חוץ עשויה לספק לכם תועלות רבות. זו היא למעשה החלפה של המשרד הפנימי בעסק, בשירות מרוחק שעושה את אותם הדברים. מודל עבודה זה כבר צבר שנים של ניסיון ו"הוכיח את עצמו" בשטח. עסקים רבים משתמשים בו לאורך שנים ויכולות התקשורת המודרניות מאפשרות לעשות זאת, באופן יעיל מאוד. אם תעבדו עם שירות מזכירות איכותי, אין מה לחשוש שהאינטראקציה מול גורמים שונים תיפגע. אם כבר להפך. והם במילא לא צריכים לדעת וזה לא משנה עבורם, אם הם מתקשרים מול מזכירות פנימית בסוכנות הרכב או מול גורם שנותן לה שירות.

מה הם כוללים?

באופן יותר ספציפי, שירותי משרד ומזכירות במיקור חוץ עשויים לכלול בין השאר:

• מענה לטלפונים – טיפול בפעילות החשובה מאוד של קבלת שיחות נכנסות וטיפול ראשוני ומקצועי בהן.
• טלמיטינג – סיוע לסוכנות הרכב בתיאום פגישות.
• תמלול והקלדה – הקלה וחסכון זמן, בפעילות תמלול והקלדה.
• ניהול יומן – סיוע בניהול יומן הפעילות של ההנהלה, כולל במשימה החשובה של תיאום פגישות.

עשויות להיות עוד פעילויות נוספות רבות ששירותים אלה יבצעו עבורכם. למשל הוצאת חשבוניות, גביית תשלום מלקוחות או ניהול תיקי עובדים. כל זאת, יבוצע בין השאר בסיוע מספר טלפון ייעודי שמוקצה לעסק.

 

 

הסוד לביקוש

שירותים אלה מבוקשים, תודות לשורה של תועלות משמעותיות שהם מספקים, כולל

• חסכון כספי – שירותי מזכירות במיקור חוץ עשויים לחסוך לסוכנות הרכב שלכם כסף רב. כיצד? ראשית, חסכון בנדל"ן – לא צריך מקום לעמדת המזכירות, בין אם זה מקום שכור או בבעלותכם. כמובן, תוכלו לנצל את המקום הפנוי למטרות אחרות. כמו כן, אתם חוסכים בהוצאה על עמדת המזכירות עצמה – מחשב, שולחן, כיסא וכדומה. לבסוף אתם חוסכים את ההוצאה השוטפת על משכורת למזכירה. במקום זאת, תשלמו של שירות המזכירות, תשלום נוח ובהתאם להיקף העבודה שתידרש.
• מקצועיות – בשכירת שירות כזה ממקור איכותי, תקבלו מענה מקצועי לכל הפעילויות שהמזכירות תבצע.
• התייעלות – תודות ליתרונות אלה ונוספים, כל הפעילויות שהמזכירות מעורבת בהם, ינוהלו באופן יעיל במיוחד. ייעול זה, יסייע לכל פעילות בעסק שקשורה למזכירות ואלה כמובן פעילויות רבות. כמו כן, העסק ייהנה מפישוט של כל הנוגע להעסקת העובדים. לפחות בהקשר המזכירות. העסקת עובדים שכירים היא כידוע לא רק תשלום שכר חודשי, אלא פעילות שכרוכה בעוד דברים לא מעטים מסביב.
• התמקדות בעיקר – את המשאבים השונים שחסכתם באופן כזה – כספיים, בכוח אדם, במקום ועוד, תוכלו להפנות ליעדים אחרים. בתור סוכנות רכב, סביר שתרצו למקד אותם בנושאי ליבה עסקיים שלכם, כמו השקעה ברכבים עצמם. מאידך, תרצו להשקיע כנראה בכיוונים קריטיים להכנסות, כגון שיווק או שימור לקוחות.

לסיכום

כדאי לכל סוכנות רכב להתקדם לשימוש בשירותים מסוג זה. לכל הפחות, תוכלו לנסות זאת בהיקף מצומצם.